Microsoft Excel Short Notes (Exam Oriented)

1. Excel क्या है?

Microsoft Excel एक Spreadsheet Application है जिसका उपयोग Data Store, Calculation, Analysis, Table, Chart और Report बनाने के लिए किया जाता है।

2. Excel के मुख्य भाग

• Workbook = Excel की पूरी फाइल

• Worksheet = Workbook के अंदर की Sheet

• Row = क्षैतिज पंक्ति (1,2,3...)

• Column = लंबवत स्तंभ (A,B,C...)

• Cell = Row और Column का मिलन बिंदु

• Active Cell = वर्तमान में चुना गया Cell

• Name Box = Cell Address दिखाता है

• Formula Bar = Formula लिखने के लिए

महत्वपूर्ण तथ्य

• कुल Rows = 10,48,576

• कुल Columns = 16,384

• अंतिम Column = XFD

3. Workbook और Worksheet

• Workbook में एक या अधिक Worksheet होती हैं।

• नई Sheet जोड़ने के लिए (+) पर क्लिक करें।

• Sheet Rename करने के लिए Right Click → Rename

• Sheet Delete करने के लिए Right Click → Delete

• Sheet Copy/Move करने के लिए Right Click → Move or Copy

4. Save और Open

Save करने के लिए

• Ctrl + S

• File → Save

Save As

• File → Save As

• नई Location या नए नाम से Save करने के लिए

Open करने के लिए

• Ctrl + O

• File → Open

5. Excel Views

• Normal View = सामान्य View

• Page Layout = Print होने पर कैसा दिखेगा

• Page Break Preview = Page कहाँ टूटेगा

Path: View Tab → Workbook Views

6. Important Shortcut Keys

• Ctrl + N = New Workbook

• Ctrl + O = Open

• Ctrl + S = Save

• Ctrl + P = Print

• Ctrl + C = Copy

• Ctrl + V = Paste

• Ctrl + X = Cut

• Ctrl + Z = Undo

• Ctrl + Y = Redo

• Ctrl + A = Select All

• Ctrl + F = Find

• Ctrl + G = Go To

• F2 = Edit Cell

7. Cell Formatting

Merge & Center

कई Cells को जोड़कर एक Cell बनाता है।

Wrap Text

Cell के अंदर Text को कई लाइनों में दिखाता है।

Format Painter

एक Cell की Formatting दूसरे Cell में कॉपी करता है।

Alignment

Text को Left, Center, Right या Top/Bottom में सेट करता है।

8. Rows, Columns और Cells

Row Insert

Home → Insert → Insert Sheet Rows

Column Insert

Home → Insert → Insert Sheet Columns

Delete Row/Column

Home → Delete

9. Paste Special

Paste Special का उपयोग केवल Formula, Value, Format, Comment आदि पेस्ट करने के लिए किया जाता है।

Path: Home → Paste → Paste Special

मुख्य Options:

• Values

• Formulas

• Formats

• Comments

• Transpose

10. Autofill

Cell के कोने पर छोटे काले बॉक्स (Fill Handle) को Drag करके Data Fill किया जाता है।

उदाहरण:

• Monday, Tuesday, Wednesday

• 1,2,3,4,5

11. Sorting और Filtering

Sorting

Data को क्रम में लगाना

• A to Z

• Z to A

• Smallest to Largest

• Largest to Smallest

Filtering

जरूरत के अनुसार Data दिखाना

Path: Data → Filter

12. Basic Formulas

Formula हमेशा = से शुरू होता है।

• Addition = =A1+B1

• Subtraction = =A1-B1

• Multiplication = =A1*B1

• Division = =A1/B1

13. Important Functions

SUM

=SUM(A1:A5)
कुल जोड़ निकालता है।

AVERAGE

=AVERAGE(A1:A5)
औसत निकालता है।

MAX

=MAX(A1:A5)
सबसे बड़ी संख्या बताता है।

MIN

=MIN(A1:A5)
सबसे छोटी संख्या बताता है।

COUNT

=COUNT(A1:A5)
केवल Number वाले Cells गिनता है।

COUNTA

=COUNTA(A1:A5)
खाली नहीं Cells गिनता है।

COUNTBLANK

=COUNTBLANK(A1:A5)
खाली Cells गिनता है।

IF

=IF(A1>50,"Pass","Fail")
Condition Check करता है।

14. Text Functions

LEFT

=LEFT(A1,2)
Left से Text निकालता है।

RIGHT

=RIGHT(A1,2)
Right से Text निकालता है।

MID

=MID(A1,2,3)
बीच का Text निकालता है।

LEN

=LEN(A1)
Text की Length बताता है।

UPPER

=UPPER(A1)
Text को Capital Letter में बदलता है।

LOWER

=LOWER(A1)
Text को Small Letter में बदलता है।

CONCAT

=CONCAT(A1,B1)
दो Text जोड़ता है।

15. Cell Reference

Relative Reference

=A1*B1
Copy करने पर बदलता है।

Absolute Reference

=$A$1
Copy करने पर नहीं बदलता।

Mixed Reference

=$A1 या A$1
एक भाग Fix और दूसरा Change होता है।

16. Charts

Charts का उपयोग Data को Graph के रूप में दिखाने के लिए किया जाता है।

मुख्य Chart Types:

• Column Chart

• Bar Chart

• Pie Chart

• Line Chart

• Area Chart

• Scatter Chart

Pie Chart

प्रतिशत या हिस्सेदारी दिखाने के लिए

Line Chart

समय के साथ बदलाव दिखाने के लिए

Column Chart

Comparison दिखाने के लिए

17. Print से संबंधित Important Points

• Ctrl + P = Print

• Print Area = केवल Selected Area Print करना

• Orientation = Portrait / Landscape

• Scaling = पूरी Sheet को एक Page में Fit करना

• Print Titles = हर Page पर Heading दिखाना

18. Freeze Panes

• Freeze Top Row = पहली Row को Fix करना

• Freeze First Column = पहला Column Fix करना

Path: View → Freeze Panes

19. Table

Table बनाने के लिए

Home → Format as Table

फायदे:

• Sorting आसान

• Filtering आसान

• Table Style Apply करना आसान

20. Exam Important One-Liners

• Formula हमेशा = से शुरू होता है।

• Excel की सबसे छोटी इकाई Cell होती है।

• Workbook में Worksheet होती हैं।

• अंतिम Column XFD होता है।

• अंतिम Row 1048576 होती है।

• SUM कुल जोड़ निकालता है।

• AVERAGE औसत निकालता है।

• MAX सबसे बड़ी संख्या बताता है।

• MIN सबसे छोटी संख्या बताता है।

• COUNT केवल Numeric Cells गिनता है।

• COUNTA Non-Blank Cells गिनता है।

• COUNTBLANK खाली Cells गिनता है।