Outlook में Contact Create करना

Microsoft Outlook में Contact का उपयोग किसी व्यक्ति की महत्वपूर्ण जानकारी जैसे नाम, मोबाइल नंबर, Email Address, Company, Address आदि को सुरक्षित रखने के लिए किया जाता है। Contact save करने के बाद उस व्यक्ति की जानकारी को बार-बार manually type करने की जरूरत नहीं पड़ती।

Contact क्या है?

Contact किसी व्यक्ति की saved information होती है, जिसे Outlook में future communication के लिए रखा जाता है।

उदाहरण

मान लीजिए आपके student का नाम Rahul Sharma है:

• Name: Rahul Sharma
• Mobile: 9876543210
• Email: [email protected]
• Company/Institute: Anil Computers

इन details को Outlook में एक Contact के रूप में save किया जा सकता है।

Outlook में Contact कैसे Create करें?

Step 1: People खोलें

Outlook खोलें और People / Contacts option पर click करें।

कुछ Outlook versions में यह option नीचे People icon के रूप में दिखाई दे सकता है।

Step 2: New Contact चुनें

New Contact पर click करें।

अब Contact का form खुलेगा।

Step 3: Contact की जानकारी भरें

जरूरत के अनुसार निम्न information भरें:

• First Name
• Last Name
• Company
• Mobile Phone
• Business Phone
• Email
• Address
• Notes

Step 4: Email Address डालें

Email field में व्यक्ति का email address डालें।

उदाहरण:

[email protected]

Step 5: Phone Number डालें

Mobile या Business Phone field में phone number enter करें।

Step 6: Save करें

सारी information भरने के बाद Save & Close पर click करें।

Contact Outlook में save हो जाएगा।

Saved Contact को कैसे देखें?

1.     People / Contacts खोलें।

2.     Search box में व्यक्ति का नाम लिखें।

3.     Contact दिखाई देने पर उसे open करें।

Contact को Edit कैसे करें?

अगर Contact की information बदलनी हो:

1.     People/Contacts खोलें।

2.     Contact select करें।

3.     Edit पर click करें।

4.     आवश्यक information बदलें।

5.     Save करें।

Example

यदि Rahul ने अपना mobile number बदल लिया है, तो पुराने Contact को edit करके नया number save कर सकते हैं।

Contact को Delete कैसे करें?

अगर किसी Contact की जरूरत नहीं है:

1.     People/Contacts खोलें।

2.     Contact select करें।

3.     Delete पर click करें।

Contact का Email भेजने में उपयोग

Saved Contact का सबसे बड़ा फायदा यह है कि email भेजते समय व्यक्ति का पूरा email address याद रखने की आवश्यकता नहीं होती।

जब आप नया email compose करते हैं, तो To field में Contact का नाम search करके उसे select कर सकते हैं।

Contact और Email में अंतर

Contact List क्या है?

Contact List कई Contacts का एक group होता है, जिसे एक साथ manage और email करने के लिए उपयोग किया जा सकता है।

Example

आपके पास 5 students के Contacts हैं:

• Rahul
• Amit
• Priya
• Neha
• Suresh

इन सभी को एक Contact List में रख सकते हैं:

RS-CIT Students

अब यह पूरी list एक group की तरह manage की जा सकती है।

Part 5: Contact List Create करना

Step 1

Left side में Your contact lists पर click करें।

Step 2

New contact list का option चुनें।

Step 3: List Name

List का नाम लिखें:

RS-CIT Students

Step 4: Members Add करें

अब students के Contacts को इस list में add करें।

उदाहरण:

• Rahul Sharma
• Amit Kumar
• Priya Jain
• Neha Sharma

Step 5: Save

Save करें।

अब आपकी RS-CIT Students Contact List तैयार है।

Add to List

1.     Your contacts में जाएँ।

2.     Rahul Sharma के सामने ⋯ (More options) पर click करें।

3.     Add to list पर जाएँ।

4.     Find a contact list दिखाई देगा।

5.     RS-CIT Students search करें।

6.     उस list को select करें।

अब Rahul Sharma उस Contact List में add हो जाएगा।

याद रखें

Add to list का मतलब है: किसी existing Contact List में Contact को जोड़ना।

Important Points

Contact: व्यक्ति की information save करता है।

People: Contacts को manage करने के लिए।

New Contact: नया Contact बनाने के लिए।

Contact List: कई Contacts का group।

Add to List: Contact को Contact List में जोड़ना।

Edit: Contact की information बदलना।

Delete: Contact हटाना।

Category: Contact को एक particular category/label में classify करना।

Outlook में Category क्या है?

Category एक प्रकार का label/tag है, जिसे हम किसी Contact को उसकी पहचान या प्रकार के अनुसार assign करते हैं।

मान लीजिए आपके Outlook में 20 Contacts हैं:

• 10 Students
• 5 Faculty
• 3 Customers
• 2 Important Contacts

अगर सभी Contacts एक ही जगह हैं, तो उन्हें पहचानना थोड़ा मुश्किल हो सकता है।

इसलिए हम अलग-अलग Categories बना सकते हैं।

Category का सबसे आसान उदाहरण

मान लीजिए आपके पास ये 4 Contacts हैं:

यहाँ Contact वही व्यक्ति है, लेकिन Category उसकी पहचान/वर्ग बता रही है।

इसलिए:

Contact = व्यक्ति
Category = उस व्यक्ति का वर्ग/Label